Outlook Alternativen

Vorwort

Für viele Menschen ist der Wechsel zu Linux verbunden mit der Frage „Habe ich dann noch alle Tools, die ich benötige?“. Der Wechsel des Betriebssystems bedeutet immer: Vieles ist anders, manches ist ähnlich. Die bekannten Programme laufen meist nur auf Windows oder Mac OS, da die Hersteller nur diese Betriebssysteme unterstützen. Beispiele sind Office365 und Photoshop. Es gibt genügend interessante Programme für Linux, die ein sehr guter Ersatz sind. Sie bieten oft besseres Handling und sind kostenlos. Es gibt keine Abhängigkeit von einem Softwareriesen, keine Telemetrieübertragungen, bieten deutlich höhere Sicherheit, sind stabil und es gibt keine Probleme bei Updates. Ein gutes Geschäft also.

Ein spezielles Thema ist Outlook. Outlook ist eine Groupware, die sehr verbreitet ist. Die meisten Menschen können sich kaum vorstellen ein anderes Tool für Mails, Termine und Kontaktverwaltung zu verwenden. Daher wird oft die Frage gestellt „Kann ich Outlook auch auf Linux verwenden?“. Die Antwort ist einfach: Ja und Nein. Mehr dazu weiter unten. Der Beitrag beschäftigt sich vorallem mit interessanten Alternativen. Diese Tools decken Mailing, Kalender, Kontakte, Termin- und Aufgabenverwaltung ab, Notizen teils. Synchronisation mit Exchange funktioniert bei den meisten, reduziert sich aber oft auf Mails und Kontakte. Termine fast nie synchronsiert werden. Da wäre die Verwendung einer anderen Mailadresse besser. Zu den Tools.

Thunderbird

Vieles kann mit Thunderbird + ein paar Add-ons abgebildet werden. Man kann aber keine Dateien an Termine und Aufgaben anhängen, was nicht toll ist und auch seltsam. Synchronisieren mit einem O365 Account funktioniert ganz gut. Man muss sich aber wirklich reintigern bis das wirklich klappt. Dabei werden Kontakte, Termine und Aufgaben gut synchronisiert, Emails sowieso. Bei den Kontakten kann man textuelle Notizen hinterlegen, Anhänge sind da nicht möglich. Die Kontaktnotizen werden nicht synchronisiert. Emails mit Drag and Drop etwa an eine Aufgabe anhängen geht auch nicht. Man muss bei TB wg. der Version aufpassen. Die genannten Add-ons funktionieren nur bei bestimmten Versionen. Kontaktaktivitäten protokollieren wie mans von CRM Tools kennt geht nicht. Also zu Thunderbird kann man sagen: Ja, tolles Tool für Mailing, Kontaktverwaltung, Termine, Aufgaben, Synchroniseren mit O365/Exchange geht irgendwie. Es ist ein schlankes Tool, nicht überladen und verlangt dem Benutzer eine gewisse Disziplin ab.

Evolution

Evolution, ein Groupware Tool sprich Mail + Kontaktmanagement + Kalender/Termine + Aufgaben + Notizen, ist soweit ok. Das Design ist altbacken, an Outlook 2003 angelehnt. Synchronisieren von O365 Accounts funktioniert. Ansosten gelten dieselben Einschränkungen wie bei TB. Man kann aber Dateien an Termine anhängen, aber nicht per Drag and Drop. Anhänge bei den Kontaktnotizen geht auch. Die spezifischen Notizen kann man nicht mit Kontakten verknüpfen. Kontaktaktivitäten kann man nicht protokollieren.

Kontact

Die Groupware Kontact von KDE ist ebenfalls eine Option. Das einheitliche Design ermöglicht leichtes Arbeiten, die Benutzerführung ist ansprechend. Es gibt einen Mail Client, Kalender, Kontakte, Aufgaben & Termine und ein Notizbuch. Kontact ist Multi-Account und Multi-Kalender fähig. O365/Exchange-Konten können nicht verwaltet werden.

CRM Tools

Voll umfängliche Alternativen sind, wenn überhaupt, aktuelle CRM Tools wie Odoo CRM und Hubspot CRM. Die gratis Accounts können schon einiges, sind gut zu bedienen, aber sehr eingeschränkt. Will man eine vollumfängliche Groupware muss man bei Odoo CRM 25 EUR/User + Monat berappen, bei Hubspot gehts mit 9 EUR los. Bei beiden ist viel Einrichtungsaufwand nötig, um Dinge zum Laufen zu bringen, auch und vorallem im MS Azure Portal, wenns um die Synchronsierung von O365 Accounts geht. Man muss sich auch da voll reintigern bis auch nur irgendwas funktioniert.

Zoho – umfangreiches Toolset

Zum Schluß habe ich dann noch Zoho ausprobiert. Der E-Mail-Client ist eine vollwertige Alternative zu Outlook. O365/Exchange Accounts lassen sich einbinden, Kalender lässt sich synchronsieren, Multi Account und Multi Kalender, Termin- und Aufgabenverwaltung gibts, Anmerkungen und Notizen sogar inklusive Anhänge lokaler Dateien können erfasst werden und sind mit dem Kontakt verbunden. Zoho Meeting ist eine vollwertige Alternative zu Teams.

Die Hürde – Microsoft … wie immer

Eins hat mir das wieder gezeigt: Fang dir nie was mit Microsoft Produkten an. Sie sind kompliziert, schwer einzurichten, hirnrissige und völlig nutzlose Pseudo Sicherheitshürden vergellen einem einfach alles, sollen einen zwingen alles von MS zu verwenden, damits leicht funktioniert. Das Zeug ist teils extrem teuer, dazu kommt die völlig undurchsichtige Lizenzpolitik. Dinge funktionieren von einem zum anderen Tag einfach nicht mehr, der Support ist wirklich furchtbar. Ich schreibe das aus leidiger Erfahrung.

Wozu das Ganze?

Auslöser war die Anfrage eines Interessenten, der angeblich von Windows und Outlook zu Linux wechseln will. Naja … klingt seltsam. Wie auch immer … Daraufhin habe ich die letzten Tagen viel Zeit in die Frage investiert „Kann Outlook vollständig von anderen Tools ersetzt werden?“ … das auf Linux. Die Antwort ist nicht einfach. War ne mühsame Arbeit, teils sogar in der Nacht, bei der ich echt nicht weiß, ob das geschäftlich am Ende was bringt … Der besagte Interessent hat sich jedenfalls nicht mehr gemeldet, hats sichs wieder überlegt, wie so viele andere. Wie auch immer. Das Ergebnis der Recherche und der vielen Tests ist dieser Beitrag. Vielleicht bringt die viele Arbeit zukünftig was.

Jedenfalls, Outlook generell Office365 wird von Microsoft nicht für Linux angeboten, also in der Hinsicht klares Nein. Das Office 365 kann aber Online verwendet werden, Stichwort Microsoft 365. Auch gibt es Wine, WinApps und Winboat. Das sind Tools, die das Ausführen von Windows Tools auf Linux ermöglichen. Mit ein wenig Aufwand kann man damit auch O365 und Photoshop zum Laufen bringen.

Ergebnis

Es steht und fällt mit den Erwartungen. Ein anderes Betriebssystem bedeutet ALLES ist anders, nichts funktioniert wie vorher, wie auf Windows und mit den abhängig machenden MS Tools. Keiner der auf Linux verfügbaren E-Mail-Clients ist ein vollständiger Ersatz für Outlook, insbesondere hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit und der Verwendung von O365/Exchange Konten. Synchronisation der Outlook Kalender ist bei manchen bedingt, bei anderen gar nicht möglich.

Wenn du Alternativen zu Word und Excel suchst, dann lies den Beitrag O365 Alternativen.