Es gibt kaum Informationen über die Business Central Geschäftsprozesse. Sie finden nirgends Darstellungen welche Tabellen welchen Zweck haben, wie sie verknüpft sind, wie der Datenfluß läuft. Es gibt daher nur Erfahrungswerte. Nach vielen Jahren als Berater habe ich einige Prozesse dokumentiert.
Der Bestellvorgang
Das folgende Diagramm, das ich in mühervoller Arbeit und nach vielen Jahren Erfahrung erstellt habe, zeigt einen komplexen Bestellprozess, wie er in großen Unternehmen üblich ist. Dargestellt ist die Verarbeitung von Einkaufsbestellungen in Business Central Standard inkl. optionaler Anbindung an ein Lieferantenportal, Massenbestell- und Produktverwaltung, WMS und Zahlungsanbietern. Dargestellt sind die wichtigsten beteilgten Tabellen, wie sie zusammenhängen und der Datenfluß funktioniert.
Bestellungen werden von Lieferanten übertragen, per Mail, Telefon oder per EDI. Lieferantendaten und Massenbestellungen werden importiert, Produkte werden im PIM massenweise erfasst, verwaltet und mit BC synchronisiert. Diese Daten werden in den entsprechenden BC Tabellen gespeichert bzw. aktualisiert. Die in den Purchase Header/Line Tabellen angelegten Bestellungen werden mit zusätzlichen Konfigurations- und Stammdaten vervollständigt. Nach Prüfung und Freigabe werden die Bestellungen gebucht. Der Buchungsvorgang kopiert die Bestelldaten und erstellt Rechnungen und Einkaufslieferscheine. Die Buchungsdaten werden in den Posten Tabellen, etwa Item Ledger Entry, gespeichert.
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Es gibt kaum Informationen über die Business Central Geschäftsprozesse. Sie finden nirgends Darstellungen welche Tabellen welchen Zweck haben, wie sie verknüpft sind, wie der Datenfluß läuft. Es gibt daher nur Erfahrungswerte. Nach vielen Jahren als Berater habe ich einige Prozesse dokumentiert.
Die Auftragsverarbeitung
Das folgende Diagramm, das ich in mühervoller Arbeit und nach vielen Jahren Erfahrung erstellt habe, zeigt die Verarbeitung von Aufträgen in Business Central Standard inkl. optionaler Anbindung an einen Webshop und ein WMS. Dargestellt sind die wichtigsten beteilgten Tabellen, wie sie zusammenhängen und der Datenfluß funktioniert.
Vom Webshop werden die Aufträge samt Kundendaten übertragen. Diese Daten werden in den entsprechenden Tabellen gespeichert. Neue Kunden werden auf Basis der übertragenen Daten in BC angelegt, bestehende eventuell aktualisiert. Die in den Sales Header/Line Tabellen angelegten Aufträge werden mit zusätzlichen Konfigurations- und Stammdaten vervollständigt. Nach Prüfung und Freigabe werden die Aufträge gebucht. Der Buchungsvorgang kopiert die Auftragsdaten und erstellt Rechnungen und Lieferscheine. Die Buchungsdaten werden in den Posten Tabellen, etwa Item Ledger Entry, gespeichert.
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KMU-Unternehmen sind mit großen Buchhaltungs- und anderer Unternehmenssoftware meist nicht zufrieden. ERP-Systeme sind hauptsächlich für große Unternehmen bestimmt. Alle diese Systeme sind nicht sehr flexibel, teuer und schwer zu handhaben. Die meisten Anbieter bieten eine schwachen Support.
Die beste Lösung für KMU
Profitieren Sie von moderner Softwarearchitektur und unschlagbarer Benutzererfahrung. Verwenden Sie flexible, kleine, kostengünstige und einfach zu verwendende Low Code Business Apps mit Ninox. Arbeiten Sie mit großartigem, modernem Design.
Warum Low Code?
Low Code Apps sind schlanke Business Applikationen für kleine und mittlere Unternehmen. Sie zeichnen sich durch niedrige Kosten und kurze Entwicklungszeiten aus. Mit Low-Code Systemen wie Ninox und Pega können modulare Software Systeme in kurzer Zeit implementiert werden … zu deutlich geringeren Kosten. Die Apps sind Cloud basiert, daher von überall verfügbar. Eine lokale Installation ist nicht nötig. Zur Verfügung stehen dabei Web Applikationen für den Desktop Rechner und Mobile Apps, alles in einem Schritt. Einzelne Komponenten werden einfach zum gewünschten System zusammengesetzt. Mit wenig Programmierung werden die nötigen Prozesse abgebildet. Auch Sie können je nach Ihren Wünschen von benutzerfreundlichen, schlanken Business Apps profitieren.
Beispiele für Ninox Apps
CRM: Komplettes Kontaktmanagement
Auftragsbearbeitung: Verwaltung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Bestellungen, Kunden, Lieferanten
Lager und Logistik: Verwalten Sie Artikelstände, Warenein- und -ausgang.
Nachdem Durchsprache Ihrer Anforderungen kann schnell begonnen werden. Die entstehende App kann laufend getestet werden. Kleinere Änderungen sind so mit wenig Aufwand jederzeit umsetzbar.
🎃 Wie bildest du in deinem Unternehmen die Geschäftsprozesse ab? Mit einer kleinen Auftragsbearbeitung oder mit Excel und schreibst die Rechnungen in Word? Die Lagerlisten werden auch mit Excel erstellt, ausgedruckt, dann wird alle paar Monate gezählt? Geht alles, warum nicht. Ist es zufriedenstellend? Eher nicht. Sicher passieren viele Fehler. Wenn man schnell was sucht, Kontaktdaten, letzte Verkäufe, Lagerstände und dgl. … das kann schon aufwendig und frustrierend sein.
🎃 Manche verwenden oft eine alte Software, 10 bis 15 Jahre alt. Naja, läuft noch immer, irgendwie, aber die Lizenzen laufen bald aus oder sind schon ausgelaufen. Es gibt keinen Support mehr, keine Updates mehr, die Herstellerfirma existiert nicht mehr. Wie weiter machen? Dann solls auf einmal schnell gehen, in wenigen Monaten kann nur mehr schlecht oder gar nicht mehr weitergearbeitet werden. Ein neues System muss her, schnell. Nur welches und mit welchem Softwarepartner? Mit einem Kumpel, einem Bekannten: Natürlich, was sonst. Das ist immer die schlechtest mögliche Entscheidung und der schlechtest mögliche Rahmen für ein Softwareprojekt.
Neue Software muss her
🎁 Ein ERP System ist vielleicht die Lösung, aber bringt das überhaupt was und wenn ja nur welches? Da gibt es die“gratis“ Open Source Systeme ERPNext, Odoo, JTL, und ein paar andere. Moderne Cloud only Systeme sind Weclapp, Myfactory, Xentral, uvm. Große ERP Systeme mit langer Historie gibt es von Oracle, SAP, Sage, IFS, Infor, Abas, Microsoft, usw. Dann gibt es noch die kleinen Systeme, die eher Buchhaltungssoftware bzw. Kassenlösung sind, aber auch eventuell ein CRM dabei haben… und bringt das überhaupt was? Ist eine Custom Lösung zB. auf Basis eines Baukastensystems wie Ninox eine Möglichkeit? Ja, klar, warum nicht.
Software Partner und Entscheidungen
🧨 Mit welchem Software Partner bzw. Berater soll man das machen oder noch besser, irgendwas runterladen, Lizenzen kaufen, selber machen!! Das ist die Idee!! Da erspart man sich extrem viel Geld, soll das doch irgendein Student bzw. junger Mitarbeiter machen, die sind ohnehin alle technikaffin.
🪖 Tja, alles schon erlebt, alles schon gehört. Nur auf die Kosten schauen, das Software Projekt irgendjemandem übergeben, der keine Kenntnisse, keine Erfahrung hat, weder mit dem Thema ERP noch mit dem Tool ist immer fatal und kostet am Ende sehr, sehr viel Geld. Nachdem am Ende nichts funktioniert und die Software total falsch eingerichtet wurde, alles unnötig kompliziert ist, kein Mitarbeiter eingeschult ist, weil das Management einfach eine sehr schlechte Entscheidung getroffen hat, ist es sehr unfair, wenn ein Externer, etwa ein Freelancer, die Fehler und Versäumnisse und auch den Ärger ausbaden muss. Auch wurde oft von Anfang an der falsche Software Partner ausgewählt, falls überhaupt. Meist ist es ein Bekannter, ein Kumpel. DAS ist das schlechteste Kriterium überhaupt: Den kennt man, wurde mir empfohlen.
Fragen
🙆♂️ Generell: Wozu eigentlich ein neues Software System? Klingt nach Ärger, Streß und viel Geld. Man hört über derartige Projekte nur furchtbare Dinge. Wieso? Siehe obiger Absatz.
⛰️ Fast immer wird der Ankauf und das dafür nötige Software Projekt unterschätzt, sowohl von den Kosten, Aufwand, Zeit, Komplexität, Streß, Umfang, Anforderungen, usw., leider…
😁 Wie sind deine Erfahrungen? Wie und womit arbeitest du in deiner Firma? Schon mal ein größeres Software Projekt (mit) durchgeführt? Schon mal mit Freelancern zusammengearbeitet?
Freie Software und Open Source sind Synonyme für kostenlose Software im Gegensatz zu kommezieller Software, die deutlich bekannter und verbreiteter ist. Mehr dazu weiter unten.
Kauf Software
Die bekannten, verbreiteten Software Systeme und Tools sind allesamt Kauf Software. Die Hersteller sind große, bekannte Firmen. Windows und IOS sind die bekanntesten Computer Betriebssysteme, sind auf neuen Geräten vorinstalliert. Tools wie MS Office oder Photoshop sind verbreitet. Manche dieser Tools sind sehr teuer. Viele dieser Software Systeme halten wenig von Datenschutz, Sicherheit des Benutzers und der DSGVO, sind fleissige Datensammler. Den meisten Benutzern ist das egal, viele wissen es einfach nicht. Die meisten Menschen ist es vorallem wichtig Hard- und Software zu verwenden, die auch von „allen“ anderen benutzt wird. Die Hersteller, die Händler, die Software Partner, die diese Software verkaufen, bieten Support an, meist aber einen schlechten. Obwohl die Art dieser Software so verbreitet ist und große Firmen dahinterstehen, hat gerade diese Software oft viele Macken. Oftmals bringen Updates mehr Schaden als Nutzen. Aber es gibt ja keine Alternative …
Freie Software – die Alternative
Freie Software beschreibt kostenlose Software. Diese Software wird von einzelnen Entwicklern oder Gruppen, sogenannten Communities, entwickelt, die sie tatsächlich frei zur Verfügung stellen. Das ist eine gute Sache. Die Idee dazu stammt aus den 80ern. Damals gabs auch im Dos und Windows Bereich Freeware und Shareware. Manche erinnern sich vielleicht noch.
Kauf Software ist ein großes Geschäft. Da werden Unsummen in Marketing, Propaganda und Lobbyarbeit investiert. Freie Software ist üblicherweise wenig verbreitet, es gibt praktisch kein Marketing und überhaupt kein Lobbying. Freie Software hat auch noch den Ruf kompliziert zu sein. Manche behaupten sogar sie sei fehlerhaft. Es gibt viele negative Gerüchte über freie Software, die zwar alle falsch sind, aber aus Marketing Gründen gerne wiederholt werden, auch und gerade von Medien. Genau aus diesen Umständen misstrauen viele Menschen freier Software oder noch „schlimmer“ Open Source. Die Gerüchte sollen den Anbietern von Freier Software und Freier Software generell schaden. Es geht ja ums große Geld und Marktmacht.
Da hinter freier Software meist keine große Firma steht, die sie vermarktet, gibt es auch wenig oder gar keinen üblichen Support, oft keinen klaren Ansprechpartner, niemanden, den man anrufen kann. Man bekommt die Software kaum im Handel, auch nicht bei bekannten Software Partnern. Man muss sie runterladen, selber installieren und einrichten. Manchen macht das Angst. Für bestimmte Produkte, etwa Server Systeme, gibt es Software Partner, die dann den üblichen Support bieten. Beispiele sind Red Hat und Suse. Was es dagegen aber immer gibt, ist eine Community, ein Forum, in dem man Fragen stellen kann und oft sehr schnell eine Antwort bekommt, viel schneller eine Reaktion, eine kompetente Antwort bekommt als bei einem üblichen Support, bei dem man oft ewig wartet und dann doch keine befriedigende Lösung bekommt.
Die meisten Menschen fühlen sich trotz allem mit teils teurer, komplizierter, aber bekannter und verbreiteter Kauf Software einfach wohler, weil „alle“ sie verwenden. Obwohl so vieles nicht funktioniert, die Software teuer ist, langsam ist, Macken hat, es Probleme mit der Hardware gibt, uvm., der Support meist schlecht ist, bleiben die meisten bei dieser Software, weil … naja … das macht nichts, das ist halt so.
Open Source
Open Source Software ist Freie Software, bei der man nicht nur das Tool, sondern auch den Programmcode erhält, den man auch verändern kann. Das ist nur interessant für Entwickler. Der Begriff Open Source wird meist synonym mit Freier Software verwendet.
Windows ersetzen
„Windows ersetzen?! Ach du Schreck? Wieso soll man das denn machen und falls ich das mache, verliere ich da nicht all meine Daten, meine Dokumente, meine Bilder, die Favoriten im Browser? Krieg ich dann wieder dieselben Programme wie Excel oder muss ich da alles neu lernen?“ Tja, typische Fragen, teils berechtigt. Sowas löst bei vielen Hektik aus, schon alleine weil sich die wenigsten Menschen überhaupt mit ihrem Gerät, mit Software auskennen, noch nie die Verantwortung dafür übernemen mussten. Probleme mit Schittstellen, der Hardware und den Treibern, dem Netzwerk, usw. sind oft an der Tagesordnung. Auch bei Macs. Aber das ist man gewohnt, das ist halt so.
Programme installieren, Updates einspielen, Antvirus und Firewall, Excel Tabellen, Fotobearbeitung, Internet Seiten erstellen, Backups erstellen, all dieses kryptische Zeug. Fast jeder lässt das deswegen von jemand anderen machen, von einem Bekannten oder gibt das Gerät bei Problemen bei einem kleinen Elektronikladen ab. Die machen das schon. Wenn gar nichts mehr geht: Neues Gerät kaufen. Fertig. Um Firmenrechner kümmert sich ohnehin die IT Abteilung.
Wieso jetzt also Windows ersetzen? Windows 10 einfach lassen und fertig … oder den fetten Button im Startbildschirm klicken, Windows 11 einfach drüber spielen und fertig. Naja, geht auch, bei einigen Geräten zumindest, aber … Windows 10 läuft mit Oktober 2025 aus, dann gibt es keine Sicherheitsupdates mehr. Ein Upgrade auf Windows 11 erscheint damit unausweichlich, eigentlich. Jedoch, Windows 11 ist aus vielen Gründen keine gute Wahl, etwa wegen den extrem hohen Hardwareanforderungen. Windows 11 kann auf vielen älteren Geräten gar nicht installiert werden. Der Ankauf eines neuen Geräts ist damit oft unausweichlich. Das ist sowohl aus technischer, aus ökonomischer als auch aus ökologischer Sicht ein Irrsinn. Darüber wurden bereits zahlreiche Artikel geschrieben. Da wäre durchaus Panik fällig.
Aber … Freie Software ist eine Möglichkeit den Ärger mit Windows, Update Problemen, Bluescreens, usw. endlich los zu werden.
Linux – Die Alternative
Gibt es überhaupt einen Ersatz für Windows, wie und wo bekomme ich das und wie krieg ich das auf meinen Rechner? Die Alternative nennt sich Linux, wie Windows ebenfalls ein Betriebssystem. Um den Umsteig möglichst leicht zu machen, sich nicht allzu sehr umgewöhnen zu müssen kann ein Linux mit Windows ähnlicher Oberfläche und Bedienung genutzt werden. Die Daten sollen dazu erhalten bleiben, die Dokumente, die Tabellen, die Bilder und alles andere muss weiterbearbeitet werden können. Alles machbar, ohne großen Aufwand.
Sie sind bereit etwas Neues zumindest auszuprobieren? Sie suchen jemanden, der die Installation für Sie übernimmt? DFK-Consult unterstützt Sie dabei. Sie erhalten ein einfach zu bedienendes Linux System, das zusätzlich leicht installierbar ist und Tools bietet, die ihre bisher gewohnten Tools vollständig ersetzen und das Bearbeiten der Daten weiter ermöglicht. Gerade für Private, Selbstständige und Freelancer lohnt sich der Umstieg.
